+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как нумеруются исходящие документы

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании. Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка. Отметим основные моменты , на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых исходящих документов.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Правила Прошивки и Нумерации Документов

Справочник по интерфейсу администратора

Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах — секретарем.

Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.

Важно соблюдать следующее требование — регистрация только после подписания документа имеющим на это право лицом. Поскольку в процессе работы над документом могут попросить внести изменения или вообще его не подписать.

Тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют или пропуски номеров, либо нарушится хронология регистрации. Хотя на практике иногда приходится предварительно резервировать номер для еще не до конца оформленного документа и позже, уже после подписания вписывать данные об этом документе в журнал регистрации.

Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. Наиболее распространенный пример разделения:. На бланке письма , бланке приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляется в месте расположения данных реквизитов смотрите образцы бланков.

Если какое-либо определенное письмо будет направлено нескольким адресатам, то регистрационный номер будет один и тот же. Список рассылки составляют на отдельном листе в необходимых количествах экземпляров всем адресатам и для экземпляра письма, остающегося в организации в произвольной форме или как предусмотрено в инструкции по делопроизводству. Установленной формы просто не существует, поэтому здесь будет приведен примерный образец. Журнал регистрации исходящих документов допускается вести на бумажных носителях.

Я советую согласно современным веяниям журнал регистрации исходящих документов вести в электронном виде Word, Excel. Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию.

Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно, даже не нужно. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения.

Например, приказов по основной деятельности хранят постоянно , приказов по личному составу 75 лет. Журнал регистрации исходящих документов — образец заполнения это примерная форма, поэтому измените графы согласно своим пожеланиям.

Если в организации используется система электронного документооборота СЭД , то, разумеется, регистрация проходит в электронном виде с применением СЭД. На основании образца журнала регистрации исходящих документов аналогично разрабатывают формы для регистрации любых других групп документов.

Основные положения о порядке регистрации документов закрепить в инструкции по делопроизводству. Составляю архивные справки и регистрирую их в журнале выдачи архивных справок.

Но не уверена в том, какой исходящий номер ставить. Сейчас беру исходящий номер в приемной так делалось до меня. Пример: Исх. Не лучше ли будет ставить исходящий номер от архива? Можно ли сменить индекс исходящего номера с марта месяца или ждать начала следующего года? Но здесь надо исходить из того, где формируются и хранятся вторые экземпляры справок. В журнале справки регистрируются, а сама папка со справками в архиве или в приемной?

Или же справки формируются в общем потоке исходящих документов? То есть, при регистрации архивных справок нужно ставить индекс дела, в которое эти справки подшиваются. И надо придерживаться утвержденной номенклатуры дел. Рекомендую Вам на следующий год предусмотреть в номенклатуре дел архива наряду с журналом выдачи архивных справок, дело с архивными справками.

Добрый день! Подскажите, можно ли объединить исходящие номера в журнале регистрации, если ВСЕ номера направляются в одну организацию? Например исх. К сожалению, такой базы у меня нет. Можно поискать в Интернете, там много подобных предложений. Они проводят курсы и заочное обучение с выдачей дипломов. Здравствуйте, Евгения! В нашей организации исходящие документы подаются на регистрацию в 2-ух экземплярах. Как оформляется на втором экземпляре подпись руководителя, если руководитель подписывает только первый экземпляр?

Если можно, то в каком документе об этом говорится? В практике делопроизводства принято подписывать два экземпляра исходящего документа. Первый экземпляр направляется адресату, второй остается в деле.

Нормативными документами это не регламентируется. Можно прописать это в инструкции по делопроизводству Вашей организации, в противном случае придется заверять все экземпляры исходящих писем, остающихся в организации, так как не подписанный и не заверенный документ не имеет юридической силы.

Как заверить можно прочитать здесь. Верно ли это? И могут ли письма регистрироваться только ответственным подразделением и направляться Адресату, минуя Секретариат?

Правила делопроизводства предполагают однократную регистрацию документа. Либо все исходящие документы регистрируются в службе делопроизводства, либо в структурных подразделениях. Присваивается номенклатурный номер индекс дела того дела, где будет храниться документ. Здравствуйте, скажите, пожалуйста, нужно ли регистрировать в секретариате документы как внутренние следующего содержания: установить индивид. И еще вопрос по поводу консультаций или обучения по делопроизводству, подскажите, пожалуйста.

Как правило, все внутренние документы, должны регистрироваться. В делопроизводственной службе регистрируются приказы, распоряжения, протоколы, акты, инструкции. Служебные и докладные записки регистрируются в структурных подразделениях.

Порядок регистрации документов и массивы группы регистрируемых документов должны быть установлены инструкцией по делопроизводству организации.

Особенности регистрации документов зависят от масштаба организации и принятой формы регистрации централизованная или децентрализованная. Графики, как правило, утверждаются приказами, тогда отдельно регистрировать их не надо. Если они не утверждаются приказами, то регистрироваться могут как в секретариате графики работы в выходные дни , так и в структурном подразделении индивидуальные графики работы. В масштабе РФ повышением квалификации и подготовкой переподготовкой специалистов по документоведению и архивному делу занимается ВНИИДАД Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела.

В регионах можно обратиться в государственный архив, либо в уполномоченный орган региона по архивному делу. Большинство государственных архивов периодически проводят курсы по делопроизводству и архивному делу.

Здесь еще примеры обучения делопроизводству. Вначале хотелось бы поблагодарить вас за очень хороший и полезный сайт. И вопрос задать: есть исходящие письма с приложениями, письма составляются в двух экземплярах, а обязательно ли и приложения составлять в двух экземплярах, чтобы подшивать их у себя?

Заранее благодарю. Спасибо огромное за ответы! И еще вопросы: каким числом правильно утверждать, вводить номенклатуру дел на новый год: с В исх. Номенклатура дел утверждается в декабре и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

Заранее спасибо! Каждому документу должен быть присвоен свой номер. Чтобы Вас не заподозрили в фальсификации, надо избегать этого. Можно ли регистрировать письма с одинаковым содержанием в разные организации под одним исходящим номером?

Если это одно письмо, адресованное в несколько организаций все адресаты указаны в письме или составлен список рассылки , то регистрируется под одним номером. Если же письма одинакового содержания оформлены как отдельные на каждом письме указан свой адресат , то каждое письмо регистрируется отдельно. Такая проблема, в журнале регистрации обнаружен пропуск номеров 60 как это правильно зафиксировать.

Добрый день, у нас в организации недавно утвердилась инструкция по делопроизводству согласно которой журналы регистрации немного другого формата некоторые пункты добавились , что делать с журналами старыми: я могу продолжить регистрацию в них, а с нового года начать уже с заведения нового журнала.

Конечно, удобнее начать новые журналы с нового календарного года. Но если издан приказ о введении в действие инструкции с такой-то даты, то с этого времени и надо заводить новые формы. Можно закрыть старые журналы, завести новые с продолжением регистрационных номеров. Подскажите, можно ли справки выдаваемые работникам с места работы регистрировать не в общем журнале исходящих документов, а завести отдельный?

Для любого массива группы документов можно завести отдельный регистрационный журнал, лучше с начала календарного года. Скажите пожалуйста где законодательно прописано, что регистрировать исходящую корреспонденцию можно не только в специальных программах СЭД, но и в электронном виде Word, Excel. И как правильно вести себя при проверке контролирующих органов налоговой полиции.

Как им при необходимости предоставлять такой журнал??? Российское законодательство не регламентирует подобные вопросы.

В нормативно-методических документах по делопроизводству не прописано, что нельзя регистрировать документы в Word, Excel. К чему может привести такая регистрация?

Подскажите пожалуйста, как правильно необходимо вести журнал регистрации исходящих документов у нас достаточно крупная компания? По правилам на каждую группу разделяют по виду документов, срокам хранения. Недопустимо регистрировать все документы в одном журнале.

Нумерация исходящих писем и приказов

Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов. Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде.

На основании образца журнала регистрации исходящих документов .. ли использовать самую простую нумерацию исходящих писем типа: /

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. Регистрация Забыл пароль Запомнить. Размещение рекламы. Обмен документами. Правила форума Список пользователей Фотогалерея Найти темы без ответов. Статистика форума:. Посмотреть все. Проверьте знания.

Регистрация исходящих документов

В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело. Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь. Регистрация исходящих документов, на самом деле, особой сложности не представляет. Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих. Исключение составляют крупные организации, объем документооборота которых исчисляется десятками и сотнями тысяч документов.

Регистрация Вход. Ответы Mail.

сквозная нумерация Исходящих документов

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению.

Делопроизводство

Активировать демодоступ. Я секретарем работаю совсем недавно, подскажите, пожалуйста, как мне начать нумерацию исходящих писем и приказов с нового года. Просто письма и приказы я составляю сама Регистрационный номер входящих и исходящих документов обычно состоит как минимум из двух частей: - порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года; - номера дела по номенклатуре дел. В небольших организациях может применяться простая порядковая нумерация.

Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно .. пришлось изменить, как нумеровать теперь исходящее письмо.

Делопроизводство от А до Я. Работа с исходящей корреспонденцией

Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах — секретарем.

Регистрация документов в вопросах и ответах

При регистрации входящих и исходящих документов необходимо обеспечить сквозную нумерацию. При этом более ранние документы должны иметь меньшие номера. Для обеспечения сквозной нумерации используйте эмулятор нумератора - специально созданный ДП, в котором ведется учет номеров задач в категории. В списке задач категории или на форме создания новой задачи настраивается кнопка "Зарезервировать номер".

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как Нумеровать Страницы При Прошивке Документов
Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. chestetephis

    Юр.лицо и все в порядке, 6 лет так работаем и будем продолжать!

  2. dumptheftfanes

    Россия это искусственная страна, которая была создана в результате оккупации и захватчических войн за последние 300 лет, которая на огромной территории объединяет народы ничем абсолютно НЕ СВЯЗАННЫе Что может связывать чукчу и чеченца? Ни культура , ни история, ни антропологический тип, ни климат ничего абсолютно. Это типичная империя, которая была создана в результате захватчических войн и потому, как и все империи, она должна распасться.

  3. Дмитрий

    У вас есть отличительная черта: Вы говорите ровно, как робот, и при этом полезно и интересно

  4. Максимильян

    Тарас а как же то, что закон обратной силы не имеет? Все юристы об этом утверждали когда люди покупали евробляхи и интересовались вопросом повышения штрафов(что и произошло),а нам отвечали мол не бойтесь если сейчас штраф 8500 то на вас не будет распостранятся новые штрафы хоть они будут и миллион,что скажете на это?

  5. linapatre

    Я вот что не пойму в русских людях.у скибиди, чувака пихающего в зил мотор от бмы, дуры в бикини и котика будет по 10 000 000 просмотров и 100+к лайков.а тут умный человек доступно обьясняет аспекты реальной российской жизни и никому не надо.воистину 97 россиян нужен царь, зрелища и полбуханки черного в день.